24 Heures du Mans, au cœur d’un « business event »

19/07/2016

Le Mans Evènements et le Centre des ExpositionS au cœur des 24 Heures.

Chaque année, les 24 Heures du Mans attirent près de 300 000  spectateurs et des milliers de professionnels pour quelques jours de festivités et de sport mécanique. A cette occasion, la ville du Mans et les équipes de Le Mans Evénements – qui regroupe le Palais des Congrès, le Centre des Expositions et l’Office du Tourisme – réfléchissent à des solutions d’accueil et d’hébergement pour cet évènement d’ampleur internationale.

Au fil des années, de nouvelles problématiques se sont posées. Ainsi, en 2000, le Circuit ne pouvait plus répondre aux demandes des grandes marques qui avaient besoin de plus en plus d’espaces de réceptifs et d’hébergements.

Capitalisant sur son implantation à quelques dizaines de mètres seulement du Circuit et son savoir-faire acquis lors de manifestations majeures, le Centre des Expositions du Mans s’est donc penché sur la question pour mettre à disposition sa structure et ses équipes aux services des constructeurs et de leur staff. Ainsi, le Centre des Expositions profite de sa surface disponible pour mettre à disposition parkings sécurisés pour les invités VIP et implanter deux hôtels éphémères haut de gamme en son sein.  Le Centre des Expositions se transforme à l’occasion des 24 Heures pour devenir à la fois une base logistique, une aire d’accueil et de stationnement mais également un hôtel temporaire VIP.

Audi fut le premier constructeur à investir les lieux, sur deux halls. A cette époque, le Centre des Expositions n’était qu’une base pour le staff et ne se dotait que de quelques chambres pour les invités. Au fil des années, les équipes de Le Mans Evénements, en coopération avec les agences événementielles référencées par le groupe allemand, a su faire évoluer son offre pour répondre aux besoins du constructeur tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, et ce dans un cadre réglementaire fort pour faire du Centre des Exposition un maillon clé dans la stratégie du Groupe Volkswagen, puisque Porsche a rejoint Audi en 2014. En tout, ce sont 10 clients en simultané qui se partagent les espaces privatisés pour un total de 1 700 personnes et 4 623 nuitées. Les équipes mises à disposition par Le Mans Evènements doivent donc répondre à la rigueur des clients allemands avec vigilance et rapidité, avec le même degré d’exigence que dans un hôtel « classique » (régie technique, accueil & conciergerie, propreté, gestion des flux…), les conditions de la première course d’endurance mondiale en plus.

Une logistique de pointe

A évènement exceptionnel, solution exceptionnelle ! Les équipes techniques réalisent le montage des structures en 3 semaines, pour une exploitation uniquement sur le week-end des 24 Heures. Le Mans Evènements est également soutenu par des entreprises sous-traitantes locales qui viennent renforcer les besoins sur les activités de nettoyage, la location de scooters pour le staff, la décoration, la communication visuelle, la sécurité, la gestion des flux (…). En tout, ce sont plus de 250 personnes qui sont dédiées à la gestion de cet espace unique en son genre.

Cette importante logistique permet de répondre aux exigences des grandes marques, dans des délais s’apparentant à un sprint permanent. A l’image des sports mécaniques, tout est millimétré pour assurer un bon déroulement tout en préservant une ambiance décontractée et festive.

En Bref

• Donneurs d’ordre : Audi AG / Porsche AG
• Forme : hôtellerie éphémère et espaces réceptifs VIP (1700 personnes accueillies)
• Besoins organisateurs : de grands espaces en proximité directe du Circuit des 24 Heures, un lieu fermé et sécurisé, un fort sens du service, de la rigueur.
• Nos solutions : une grande disponibilité et réactivité des équipes du site, un accompagnement technique notamment en matière de sécurité et réglementation sur l’accueil public, une gestion rigoureuse des zones et des flux pour chaque marque.

Les chiffres clefs

• 30 jours d’exploitation (montage, accueil public, démontage)
• 250 personnes dédiées à la réalisation et la gestion des hôtels Audi
• 1 700 VIP accueillis sur 3 jours
• 18 000 m² de surface intérieure et 50 000 m² de surface extérieure exploitées