43ème congrès CFE-CGC Metallurgie : Futuroscope Congrès Événements en mode "accompagnement intégral" !

07/03/2016

Tous les 4 ans, cette Fédération, qui regroupe les syndicats CFE CGC, se réunit en Congrès pour réaliser le bilan des actions réalisées, développer une feuille de route prospective et présenter en exposition les différents métiers liés au secteur de la métallurgie. Ce rendez-vous revêt donc une importance capitale dans la vie du syndicat puisqu’il permet de fédérer les membres autour d’objectifs communs et de définir les feuilles de route stratégiques.

« Un cahier des charges établi 2 ans avant la manifestation,
pour accueillir 650 participants pendant 3 jours »

Pour s’assurer du bon déroulement, la CFE CGC recherche avant tout des partenaires en mesure d’accompagner leurs équipes en amont et pendant la manifestation. Au-delà de la mise à disposition du lieux, du montage et de l’accompagnement technique, la CFE CGC souhaite en effet un accompagnement et une prise en charge sur l’ensemble des facteurs clés de réussite : gestion hôtelière, gestion des navettes, gestion de l’accueil et des hôtesses, repas, zone d’expositions… tout en bénéficiant d’une destination accessible et centrale. Misant sur sa position centrale (accès autoroutiers, 2 gares TGV à moins de 10minutes), la modularité de ses locaux et sa capacité d’accueil hôtellière, Poitiers a pu se positionner et être retenu comme destination du 43ème Congrès (9 au 11 juin 2015). 

« De la gestion hôtelière à la soirée de gala, en passant par la gestion technique…
Un accompagnement sur-mesure »

Agissant en interlocuteur central, Poitiers Futuroscope Evénements a su proposer une solution fiable et performante à chaque besoin :

• Gestion hôtelière via une plateforme web de réservation : pour faciliter les réservations hôtelières des participants, un site dédié aux participants avec un accès  à une plateforme de réservation en ligne a été créé.  Après son inscription, chaque participant recevait ses codes d’accès personnels.
• Gestion des navettes centralisée : centralisation de l’arrivée des participants et mise en place de navette entre les gares, aéroports et les hôtels du Parc.
• Sélection, recrutement & gestion des personnels d’accueil
• Restauration assurée sur site, dans un espace dédié pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes
• Montage & accompagnement technique via les équipes du Palais des Congrès
• Organisation & gestion de la soirée de gala : les équipes ont conçu et organisé la soirée de gala dans les moindres détails. La formule retenue : une visite libre, associée à un dîner à la Table d’Arthur, restaurant situé sur le Parc du Futuroscope et un spectacle nocturne.

La gestion de ce congrès témoigne du savoir-faire des équipes « Futuroscope Congrès-Evénement ». Plus qu’un simple site d’accueil, les équipes se positionnent comme l’interlocuteur unique,  en mesure de gérer l’ensemble des congrès & convention d’entreprise.

En bref :

• Donneur d’ordre : CFE CGC Métallurgie
• Forme : plénière en amphithéâtre, exposition.
• Recherches des organisateurs : accompagnement global pour l’organisation et la gestion (gestion hôtelière, navette, gestion technique, soirée de gala…), modularité et fonctionnalités des bâtiments, accessibilité (notamment TGV), Périmètre d’intervention des équipes de LRE : accompagnement opérationnel en amont de la manifestation, modulation des espaces en fonction des besoins de la manifestation, accompagnement et soutien technique, signalisation des espaces. Montage des   stands en cloisons bois et tissu. Une partie du mobilier et distribution électrique.

En chiffres :

• 3 jours
• 650 participants
• 1 amphithéâtre + espace d’exposition + espace de restauration
• Service traiteur / restauration sur place